Vyplatí se bezpapírová personalistika?

Schůzky na dálku nebo videokonference už dnes nikoho nepřekvapí. Sdílení dokumentů, VPN, vzdálené pracovní plochy také ne. Kdo v posledních letech věnoval digitalizaci své firmy, alespoň trochu pozornosti, může i v době virové fungovat, pokud to povaha podnikání umožňuje.

Existují však oblasti jako je personalistika, v kterých masivní digitalizace stála trochu mimo hlavní proud. Nikdo už nepočítá mzdy v ruce, každý má personální systém, zaměstnanecký portál, ale papír stejně hraje prim. Hlavním důvodem je představa, že se bezpapírová personalistika (eHR) nevyplatí nebo že to nejde.

Kupodivu nikdo nepochybuje o užitečnosti eHR (nápad je to dobrý!), ale když dojde na peníze – úspory, návratnost, business-case, tak už nadšení není tak veliké. Ano, není to zadarmo. Ale přínosy také nejsou malé. Záleží na vás, jak je dokážete využít a co v rozvaze, zda se do toho pustit nebo ne, zařadíte na plusovou stranu.

Hlavním přínosem “zbavení se papíru” bývají zmiňovány úspory za samotný papír, tonery, jeho fyzickou archivaci či poštovné. To je nesmysl, který si může každý spočítat. Personalistika nevygeneruje tolik papíru, aby jen prosté úspory za nenakoupený papír a tonery mohli ospravedlnit náklady spojené s přechodem na bezpapírové fungování. Takový business-case vám nikdy nemůže vyjít a pokud jste to zkoušeli, tak už asi máte za sebou trapné chvilky spojené s obhajobou něčeho co se obhájit nedá. Je to sice ta nejjednodušší cesta jak k počítání business-case přistoupit, ale také nejbezpečnější, jak celou myšlenku odsunout do kategorie “dobré nápady, ke kterým se někdy vrátíme”. Pokud hledáte důvody, proč se do eHR nepouštět, tak toto je osvědčená cesta.

Reálným přínosem je fakt, že papír nás připravuje o čas, který bychom mohli věnovat něčemu užitečnějšímu s vyšší přidanou hodnotou nebo bez přesčasů a stresu stíhat svou běžnou práci ve vysoké kvalitě. Místo toho kolik vás stojí vytištění jednoho dokumentu si spočítejte kolik času a tedy i peněz stojí dokument vytvořit, rozeslat, zajistit jeho podepsání, urgovat a získat zpět, zkontrolovat, evidovat, kdo už dokument vrátil a kdo ne a nakonec založit do šanonu zaměstnance. Tyto práce nedělají nekvalifikovaní dělníci s nízkou mzdou, ale naopak kvalifikovaní specialisté – personalisté. Připočítejte k tomu komfort elektronické komunikace v porovnání s papírovou a máte přínosů až až. Ztráty z takto utraceného času, který se nám doslova vsakuje do papíru má dvě formy.

Přímé náklady, které musíte vydat na obstarání svých zaměstnanců především ve formě mezd personalistů.

Ztráta z příležitosti být zde pro své zaměstnance, vytvářet pozitivní prostředí, které snižuje fluktuaci a zvyšuje motivaci zaměstnanců.

Náš čas je tou největší úsporou.

Na to, kolik se ušetří neexistuje žádný obecně platný vzorec. Existují však faktory, resp. jejich kombinace, které zvyšují užitečnost a tedy i návratnost investice:

Počet zaměstnanců – je významný faktor především při hromadných změnách. Pokud potřebujete např. souhlas se zpracováním osobních údajů, pak náročnost (a tedy i úspory) rostou s počtem zaměstnanců.

Počet poboček a rozmístění zaměstnanců napříč regionem/státem – čím víc poboček máte, tím víc papírů si musíte posílat (tam i zpátky). Čím víc personalistů působí v regionech, tím náročnější je udržet jednotné postupy při tvorbě a manipulaci s dokumenty.

Složitost procesů – procesní fungování má své kouzlo, ale postupným nabalováním má tendenci košatět. Z počáteční rozhodnutí “bereme nového zaměstnance” v počátcích firmy až po “až to schválí tři lidé nabereme zaměstnance”. Čím jste větší firma, tím jsou procesy složitější a tím víc s bezpapírovou personalistikou ušetříte.

Fluktuace – projde-li vaší firmou velké množství zaměstnanců (pracovní agentury, výrobní podniky atd.), pak oceníte automatizaci práce s dokumenty.

Pro ty, kteří potřebují konkrétní čísla jeden reálný příklad:

Zvládnutí valorizace mezd pro dva tisíce zaměstnanců si vyžádala pracnost 51 dní a trvala cca. měsíc. V elektronické formě si vyžádala pracnost 15 dní a za tři dny bylo 90% dokumentů podepsáno.