Pět nejčastějších omylů v bezpapírové personalistice

Autor textu: Zdeněk Sýkora | Autor foto: Jamie Street | Datum publikace: 28. 4. 2020

Bezpapírová personalistika (eHR) je opředeno mnoha zkreslenými představami a mýty. Každý má svou unikátní představu, která je často extrémní – buď je eHR považováno za triviální nebo nemožné, a protože pravda je vždy někde uprostřed, přinášíme v tomto článku odpovědi na ty nejčastější mýty, s kterými se setkáváme.

Toto je hluboce zakořeněný mýtus, přitom český právní řád definuje “písemnost” jako graficky zachycený text znaků bez ohledu na formu. Správně vytvořený elektronický dokument je přitom mnohem důvěryhodnější než papírový, neboť:

• máme jistotu, že dokument nikdo nezměnil;
• víme ověřitelnou informaci o tom kdo ho podepsal, což na papíru tak snadno nelze;
• při použití časového razítka víme i prokazatelně kdy byl dokument podepsán;
• a navíc je to mnohem ekologičtější.

Nařízení eIDAS jednoznačně říká, že není možné odmítnout dokument, právě proto, že je elektronický. A nařízení má přednost i před případnou lokální zákonou úpravou. V reálu je podpora elektronických dokumentů či informací evidovaných v elektronické podobě standardně dle české legisaltivy možná, ale úředníci na to často nejsou ještě zvyklí a “ze zvyku” trvají na papírových dokumentech.

Proč? eHR neznamená všechno rozbořit a začít od nuly. Naopak. Bezpapírová personalistika staví na tom co již existuje. Vychází z již existujících řešení, investovaného úsilí a peněz. Bez nových prvků v IT to sice nepůjde, ale podstatou eHR není nový lepší “HR systém”. To rozhodně ne! eHR je především o změně procesů, digitalizaci vztahu se zaměstnanci a proměny role personalistů z úředníků na supervizory.

Platnost digitálních prvků (podpisy, pečetě, razítka) na dokumentech je opravdu časově limitována na rok, tři či šest, to však neznamená, že “vyprší” platnost dokumentu. Jen nutné rozlišovat mezi platností technickou a právní. Právní platnost není vypršením platnosti certifikátů/podpisů nijak dotčena – smlouva nekončí, kontrakt se neruší, povinnosti a závazky zůstávají.

Co se však mění je vaše pozice při dokazování při soudním sporu. Jsou-li podpisy na dokumentu platné a navíc kvalifikované, pak je vaše pozice silnější. Je jasné komu náleží. Pokud platnost podpisu vyprší, tak je to jasné méně, pokud nic neuděláte, pokud dokumenty důvěryhodně nearchivujete v souladu s nařízením eIDAS.

Nemáte. Pokud dokumenty skenujete, pak je i vytváříte, rozesíláte, vybíráte, archivujete atd. prostě investujete všechen ten zbytečný čas a práci, jejíž odstranění je cílem eHR. To, že sken dokumentu uložíte do elektronické složky zaměstnance je pověstná třešnička na dortu – spíš kosmetická.

Zkuste si odpovědět na otázku: Jaký dokument by jste použili, když by jste šli k soudu? Ten naskenovaný nebo ten z šanonu? Samozřejmě ten z šanonu, protože tomu věříte a bude mu věřit i soud. Cílem eHR je, aby papírové dokumenty vůbec nevznikali a těm digitálním jste mohli vy i soud věřit stejně jako těm papírovým.