CIO Business World 9/2018 | Rozhovor s panem Robertem Kuzmou, marketingovým managerem společnosti SEFIRA, na téma bezpapírového fungování organizace.

Je poptávka po ECM/DMS systémech stálá, nebo pozorujete v poslední době nějakou změnu zájmu u zákazníků? Lze podle vás se vytipovat nějaký typický problém, který je nutno překonat pro úspěšné zavedení systému ECM/DMS ve firmách?

Digitalizace společnosti je jedním ze základních předpokladů úspěšného fungování v digitálním prostředí. Systémy pro správu elektronických dokumentů proto ve firmách hrají stále velmi důležitou roli. Významným krokem k přechodu organizace na 100% bezpapírové procesy je však dnes především zvládnutí práce s digitální identitou a technicky i legislativně správné využívání služeb vytvářejících důvěru. Ty představují základní stavební kameny úplné digitalizace a zavádění nových efektivnějších business procesů.

Jak se v praxi daří zaváděním DMS/ECM systémů omezit objem potištěného papíru? Jsou i nějaké pozitivní příklady z veřejného sektoru?

Revoluci ve snižování objemu potištěného papíru přineslo až nařízení eIDAS, které postavilo listinný a digitální dokument na stejnou úroveň. Díky tomuto nařízení tak zmizely poslední překážky pro přechod k efektivnímu eGovernmentu a zavádění paperless řešení. V poslední době se tak množí komplexní projekty na zavádění DMS, ECM, spisových služeb, spisoven, správních archivů, které zahrnují služby vytvářející důvěru. Prioritou v těchto projektech se stává práce s elektronickým podpisem, elektronickou pečetí, časovými razítky, na nichž je postaveno důvěryhodné vytváření, ověřování a dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů.

Sledují zákazníci při zavádění DMS/ECM systémů pouze zjednodušení nebo zlevnění agendy s dokumenty nebo čekají, že se zlepší i jejich obchodní procesy? Daří se to?

Procesy spojené se správou dokumentů vycházejí z dlouholeté praxe. Tlak na zvyšování jejich efektivity a snižování nákladů je proto logický. Stále častěji se ale setkáváme se zákazníky, kteří se na tuto problematiku dívají komplexněji. Přechod na bezpapírové fungování totiž dává prostor pro zavádění nových obchodních modelů, produktů a služeb a oslovení nových zákazníků.

Jaké jsou hlavní problémy, které je třeba překonat při propojování oběhu elektronických dokumentů s ostatními informačními systémy ve firmě (CRM, ERP, MES)?

Typickým problémem v této oblasti je nepochopení rolí, které mají jednotlivé informační systémy zastávat. Zavedení systému pro správu dokumentů by proto měla předcházet důkladná analýza, jak dokumenty vytvářet, spravovat a dlouhodobě uchovávat. Velmi často se totiž setkáváme se zákazníky, kteří požadují zavedení rozsáhlých ECM/DMS, ale ve skutečnosti potřebují vyřešit „pouze“ zpřístupnění elektronických dokumentů ostatním IS, řízení a monitoring procesů a konsolidaci datových úložišť. V takových případech jsou ale robustní ECM/DMS zbytečná a jejich implementace by byla ztrátou času a peněz.

Máte zkušenosti se zaváděním DMS/ECM systémů ve státní správě? Má veřejný sektor v této oblasti nějaká specifika oproti komerční sféře?

Specifikem veřejného sektoru jsou povinnosti vyplývající z platné legislativy a termíny pro jejich splnění, které jsou v současné době hlavním motivem k zavádění nových systémů. V komerční sféře je naproti tomu stále prioritou hledání nových příležitostí, zvyšování efektivity a snižování nákladů.

Obě varianty implementace interní služby kvalifikované elektronické pečetě jsou dodávány společností SEFIRA ve spolupráci s certifikační autoritou PostSignum. V první variantě je jako QSealCD využita čipová karta ProID+Q, ve druhé variantě pak HSM zařízení Thales nSheild Connect řady 500, 1500 nebo 6000. HSM zařízení jsou spravována a provozována certifikační autoritou PostSignum v roli kvalifikovaného poskytovatele důvěryhodných služeb.

Článek vyšel v časopisu CIO Business World (9/2018)